Cas concret avec LinkCarto : processus d’embauche

BPMN la norme mondialement connue pour la modélisation des processus

Cas concret avec LinkCarto : processus d’embauche

La semaine dernière, nous nous étions penchés sur un premier cas concret dans LinkCarto : le processus de gestion de commande. Cette fois-ci, nous allons voir un exemple de processus de gestion de l’embauche d’un nouveau collaborateur dans votre entreprise.

Comment gérer les différentes parties qui forment l’embauche, entre la rencontre avec le candidat, l’étude de son dossier, la génération d’un contrat adapté et la gestion du temps de réponse donné au candidat ? Détaillons dès maintenant pas-à-pas ce nouveau processus.

Les différentes grandes étapes de ce processus sont les suivantes :

  • Acquisition et étude du CV du candidat
  • Dans le cas où le candidat est intéressant selon votre besoin, gestion de la phase d’entretien
  • Génération et envoi du contrat si l’entretien a été concluant
  • Traitement du temps de réponse du candidat à la proposition contractuelle

4 étapes qui vont nous permettre d’introduire de nouveau éléments non étudiés dans le processus de l’article précédent.

Acquisition et étude du CV du candidat

On démarre avec une partie plutôt symétrique (pour des raisons de lisibilité) :

  1. Candidature réceptionnée par l’entreprise et déclenchement du processus. Est aussi inclue la première tâche humaine « Etudier le CV ». Etape nécessaire pour avoir un filtre afin d’éviter de faire passer tout le monde en entretien si les candidats ne répondent pas à la demande.
  2. Porte logique « Et » ou porte parallèle. On rappelle que cette porte permet de lancer plusieurs chemins logiques qui seront tous parcouru en parallèle.
  3. Pour l’exemple, nous avons mis une étape où les services concernés par la candidature doivent évaluer la validité du CV en fonction du profil recherché. Le service RH sera toujours concerné par cette étude, mais ici, le service IT a été rajouté pour montrer qu’il est possible de « chaîner » les étapes avec la porte logique précédente pour autant de services que nécessaire.
  4. Dans le cas où l’un des services pense que la candidature n’est pas conforme à la demande éprouvée par l’entreprise, une tâche humaine se déclenche pour envoyer au candidat une lettre de refus, et le processus se termine. Il est bon de noter que grâce à la porte parallèle, si tout le monde accepte le CV sauf au moins un service, le processus s’arrête automatiquement. Il faut l’acceptation unanime des services pour intégrer le candidat dans la prochaine phase du processus.
  5. Comme dit ci-dessus, si (et seulement si) tous les chemins logiques arrivent à cette porte logique parallèle, on passe à la phase suivante.

Gestion de la phase d’entretien

Commence alors la phase autour des entretiens des candidats :

  1. Porte logique parallèle qui terminait la 1ère partie du processus global.
  2. Tâche humaine pour planifier l’entretien.
  3. Porte logique « Ou exclusif », le candidat répond ou non à la demande.
  4. Le candidat a répondu positivement et se présente pour l’entretien. Un responsable s’occupe alors de celui-ci.
  5. Le candidat n’a pas répondu ou a répondu négativement à la proposition, on envoi donc une lettre de refus.
  6. Le processus se termine.
  7. Porte logique « Ou exclusif » qui sépare les cas où le candidat passe l’entretien ou non. Dans le cas où le candidat est intéressant par rapport à votre demande et qu’il passe l’entretien, le chemin logique « Oui » amène à la prochaine étape.

Gestion du contrat

Cette partie est très simple :

  1. Porte logique précédente.
  2. Tâche de script qui va automatiquement générer le contrat adapté au candidat. Il est bon de noter que dans un processus cartographié et automatisé, il est possible d’y intégrer des données variables pouvant générer différents résultats en sortie. Ici, les les données importantes utilisées par cette tâche sont celles relatives au candidat, la date de démarrage du contrat, etc…
    On rappelle aussi que pour chaque candidat, le processus va générer une instance dédiée à celui-ci donc la tâche de script saura exactement quoi faire, facilitant la gestion de nouveau collaborateurs dans une entreprise.
  3. Envoi du contrat au candidat via une tâche humaine.

Traitement de la réponse du candidat

Cette dernière partie est plus complexe et va nous permettre d’introduire de nouveaux éléments que les processus proposent dans la modélisation.

  1. Etape précédente.
  2. Porte logique « Ou inclusif ». A ne pas confondre avec le « Ou exclusif » (marqué d’une croix) qui permet de séparer deux cas, ici, le « Ou inclusif » permet de déployer plusieurs scénario en parallèle et laisse passer un ou plusieurs scénario. Il est à opposer à la porte logique « Et parallèle » car dans ce cas, si et seulement si tous les scénario sont respectés, on passe la porte. Ici, si au moins un scénario est respecté, on passe la porte. Les scénarios parcourus par cette porte logique sont les 3, 7 et 10.
  3. 1er cas possible, on attend et si au bout de 15 jours, le candidat n’a pas renvoyé le contrat signé, on rentre dans ce scénario.
  4. Une relance est envoyée au candidat.
  5. Nouvelle porte logique « Ou inclusif » qui va rediriger vers les étapes 6 et 11.
  6. On attend de nouveau jusqu’à 15 jours. Si le temps est dépassé, on passe à l’étape 8, mais si entre temps une réponse arrive, comme la porte logique précédente autorise le déroulement de plusieurs scénario à la fois, on passe à l’étape 11.
  7. 2ème cas possible, on attend et si au bout de 30 jours le candidat n’a pas renvoyé le contrat signé, on rentre dans ce scénario (qui est identique aux étapes 3 à 6, sans la partie relance).
  8. Une lettre de refus est envoyée, le temps imparti pour donner une réponse est expiré.
  9. Fin du processus d’embauche (le candidat est refusé).
  10. 3ème et dernier cas possible, le candidat donne une réponse avec le contrat signé. On entre dans ce cas-ci avec ce nouvel élément d’événement qui se déclenche lorsque l’instance de processus détecte que l’entreprise à reçu un mail d’un destinataire spécifique (ici, le candidat).
  11. Fin du processus d’embauche (le candidat est engagé).

Conclusion

Le processus est maintenant modélisé et ressemble à ceci :

Le processus d’embauche

Comme toujours, l’utilisation de portes logiques, de différents types de tâches et d’une intelligence vis-à-vis des événements gravitant autour de l’instance du processus prouve que la cartographie, modélisation et automatisation des processus est un argument fort pour améliorer la qualité de votre service.

La productivité d’une entreprise est directement impactée par les processus automatisés sur des sujets de tous types, que ce soit au niveau RH grâce au processus parcouru dans cet article ou dans des processus industriels, commerciaux, etc…

 

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